Mobiliteitsbudget verplicht vanaf 1 januari 2026: 5 praktische tips om het mobiliteitsbudget te implementeren (KPMG)

Vanaf 1 januari 2026 worden werkgevers verplicht om het mobiliteitsbudget aan te bieden aan werknemers die recht hebben op een bedrijfswagen. Deze verplichting komt voort uit het Paasakkoord, dat als doel heeft om duurzame mobiliteit te bevorderen en werknemers meer flexibiliteit te bieden in hun mobiliteitskeuzes. Belangrijk om te onthouden is dat het momenteel enkel gaat over een aankondiging via het Paasakkoord, de definitieve teksten werden nog niet gepubliceerd.

Het blijft dus nog even koffiedik kijken of de startdatum effectief op 1 januari 2026 zal liggen, of dat bedrijven toch meer tijd zullen krijgen. Bovendien is het nog onduidelijk of de verplichting algemeen zal gelden voor alle bedrijven met minstens één bedrijfswagen, of dat er toch een minimumdrempel op basis van het aantal werknemers mag worden gehanteerd.

De toekomstige verplichting betekent echter niet dat de werknemer onmiddellijk zal kunnen instappen. Het is immers nog steeds de werkgever die de spelregels bepaalt aan de hand van een policy. Anderzijds is het voor de werknemer ook geen verplichting om in te stappen in het mobiliteitsbudget; het gaat enkel over het aanbod ervan, de keuze zelf blijft aan de werknemer.

Toch is het cruciaal om weloverwogen beslissingen te nemen, aangezien er vele aandachtspunten zijn die de effectiviteit van het mobiliteitsbudget kunnen beïnvloeden.

Op basis van onze jarenlange ervaring met de implementatie van het mobiliteitsbudget, delen we in dit artikel graag vijf aandachtspunten die kunnen bijdragen aan een succesvolle integratie in uw organisatie.

De verplichting tot het invoeren van het mobiliteitsbudget biedt nog steeds veel flexibiliteit binnen het beleid van de werkgever. Het belang van een duidelijk en goed doordachte policy is daarom niet te onderschatten. Het biedt de werkgever namelijk de mogelijkheid om de spelregels duidelijk te kaderen en communiceren naar werknemers toe.

Zo kan de werkgever nog steeds de instapvoorwaarden bepalen door in de policy op te nemen dat werknemers bijvoorbeeld enkel kunnen instappen op het moment dat hun huidige lease afloopt. Daarbij is het belangrijk om nu al even stil te staan bij de aankomende verplichting. Werknemers waarvan de huidige wagenlease afloopt, en die in aanmerking komen om een nieuwe bedrijfswagen te kiezen, zouden het namelijk wel interessant kunnen vinden om hun huidige leasing te verlengen totdat zij over de mogelijkheid beschikken om in te stappen in het mobiliteitsbudget vanaf 1 januari 2026.

Ook over het toepassingsgebied van het mobiliteitsbudget dient er te worden nagedacht. Zo kan het wenselijk zijn om bepaalde werknemers via de policy uit te sluiten. Denk bijvoorbeeld aan werknemers die vanwege de aard van hun functie vaak op de baan zijn en hun bedrijfswagen nodig hebben voor professionele verplaatsingen. Hen de mogelijkheid geven om hun wagen volledig in te leveren (want een verplichting om te kiezen voor pijler 1 kan wettelijk gezien niet opgelegd worden) zal immers vaak niet opportuun zijn.

Is alles duidelijk bepaald? Dan kan er eenvoudig een bijlage aan de arbeidsovereenkomst worden voorzien met enkele verplichte vermeldingen en uiteraard de startdatum en het gerechtigde budget.

Naast de concrete aandachtspunten die voorzien moeten worden in de policy, is het uiteraard ook van belang om na te denken over de berekening van het mobiliteitsbudget. Zijn er reeds bepaalde categorieën van bedrijfswagens vastgelegd volgens de functieprofielen binnen de onderneming?  Vermeldt de car policy leasingbedragen of TCO-bedragen? Enzovoort.

Omdat er verschillende manieren zijn om het budget te bepalen, is het belangrijk om grondig over na te denken over de beste aanpak voor uw onderneming, en de impact voor de werknemer.

Indien de werknemer bijvoorbeeld recht heeft op een maandelijkse forfaitaire terugbetaling van wagenkosten, valt dit uiteraard weg bij keuze voor het mobiliteitsbudget. Eventueel kan bekeken worden om dit mee te nemen in het mobiliteitsbudget, of er minstens al goed over te communiceren.

Pas van zodra het mobiliteitsbudget wordt vastgesteld, kan de werknemer het ook daadwerkelijk gaan spenderen binnen de verschillende pijlers.

Bij het samenstellen van het mobiliteitsbudget is het cruciaal om zorgvuldig te overwegen welke elementen worden opgenomen, aangezien elk extra onderdeel invloed kan hebben op de bedrijfsprocessen en mogelijk extra administratieve lasten met zich meebrengt. Een voorbeeld hiervan is de terugbetaling van huisvestingskosten binnen pijler 2. Hoewel dit in principe alleen mogelijk is voor werknemers die binnen 10 kilometer van het werk wonen, bestaat er een optie om dit ook toe te staan voor werknemers die regelmatig thuiswerken (minimum 60% van de arbeidstijd). Veel bedrijven kiezen er echter wel voor deze mogelijkheid uit te sluiten om te voorkomen dat werknemers te veel gestimuleerd worden om thuis te werken.

Het Paasakkoord heeft – voorlopig – in ieder geval geen wijzigingen aangebracht aan de bestaande pijlers:

• Pijler 1: de wagen
• Pijler 2: alternatieve mobiliteitsoplossingen en huisvestingskosten
• Pijler 3: cash uitbetaling

Het aanbieden van het mobiliteitsbudget betekent niet dat alle drie de pijlers moeten worden opgenomen. Het is bijvoorbeeld mogelijk om alleen pijler 2 en 3 te kiezen en de opties binnen pijler 2 te beperken. Het is van belang om een weloverwogen keuze te maken die past bij de behoeften van zowel de organisatie als de werknemers.

Indien de onderneming reeds over een cafetariaplan beschikt waarin verschillende mobiliteitsoplossingen worden aangeboden, dient er vooraf grondig te worden nagegaan of deze wel compatibel zijn met wat er wordt aangeboden binnen het mobiliteitsbudget.

Neem nu bijvoorbeeld de fietslease, een populair voordeel binnen het cafetariaplan dat niet volledig compatibel is met het mobiliteitsbudget.  Zodra een werknemer overstapt naar het mobiliteitsbudget, raden we aan om geen leasefiets meer toe te kennen via het cafetariaplan. Vanaf dat moment moet de financiering van een (nieuwe) fiets namelijk in principe verlopen via het mobiliteitsbudget. Alleen op die manier blijft het fiscale voordeel van de fiets behouden — op voorwaarde dat de fiets regelmatig wordt gebruikt voor woon-werkverkeer.

Als een werknemer die opteert voor het mobiliteitsbudget toch een leasefiets kiest via het cafetariaplan (bijvoorbeeld met de eindejaarspremie), dan verliest deze fiets zijn voordelig statuut. De volledige waarde ervan wordt dan onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen en belastingen. Met andere woorden: het belastingvoordeel gaat verloren.

Maar dit principe geldt uiteraard ook in combinatie met een standaard fietsleaseprogramma of andere mobiliteitsvoordelen (zoals de fietsvergoeding).

Dit is slechts één van de vele aandachtspunten die gelden bij de cumul van een cafetariaplan en een mobiliteitsbudget. Zijn deze onoverkomelijk? Uiteraard niet! Maar het is wel belangrijk dat een onderneming zich hiervoor met kennis van zaken laat begeleiden.

Een van de grote struikelblokken bij het mobiliteitsbudget is de aanzienlijke administratieve impact die het kan hebben. We zien dat na verloop van tijd bepaalde processen niet meer gevolgd worden, wat tot compliance issues leidt.

Wanneer een werknemer bijvoorbeeld de terugbetaling van huisvestingskosten aanvraagt, wordt dat maandelijks terugbetaald. Maar is er gecontroleerd of de werknemer daadwerkelijk de huurder is op het huurcontract? Of wat als de werknemer verhuist en niet meer binnen de 10 kilometer van het werk woont?

Ons eerste advies is om goed na te denken over wat er allemaal in het mobiliteitsbudget wordt opgenomen. Dat kan uiteraard beperkt blijven, wat de processen eenvoudiger maakt. Betrek bij de implementatie alle stakeholders zoals HR, Comp & Ben, recruitment en de fleet of mobility manager, maar ook de finance-afdeling, omdat wij merken dat ook de boekhoudkundige of btw-aspecten relevant kunnen zijn.

En uiteraard: hoe meer alles geautomatiseerd wordt, hoe beter. Er zijn goede mobiliteitsapps op de markt die het keuzeproces in de tweede pijler automatiseren en de werkgever ontzorgen. Voor de gebruikerservaring van de werknemers is dit ook handig, maar nog belangrijker is dat documenten ook gecontroleerd kunnen worden via AI, een consultant, of een combinatie van beide. Zo ben je als werkgever zeker dat het mobiliteitsbudget steeds compliant is.

De verplichte invoering brengt dus enige aandachtspunten met zich mee, zoals een goed doordachte policy, een duidelijke bijlage bij de arbeidsovereenkomst, maar ook de compatibiliteit met het eventuele huidige cafetariaplan.

Een goede voorbereiding is dus uiterst belangrijk voor een vlotte start in 2026!

Bron: KPMG